Syarat yang harus dipenuhi dan kendala yang mungkin terjadi pada saat implementasi sistem tertanam

Nama :Taufik Hidayat

Npm : 22312076

Kelas : IF 22B 

 Penggunaan Perangkat Lunak Dalam Pengelolaan Arsip Konvensional Dan Elektronik

 Abstrak

Kearsipan merupakan sesuatu yang tidak bisa dilepaskan dari sebuah organisasi atau lembaga,

arsip memliki peran yang begitu penting, ia dapat dijadikan pertimbangan pengambilan keputusan

atau menjadi bukti konkrit terhadap sesuatu moment yang berlangsung dalam lembaga atau

organisasi tersebut, dalam perkembangannya, arsip terus mengikuti perubahan teknologi, arsip

kini tidak hanya berbentuk sebuah benda yang bisa disentuh saja, namun juga merupakan sesuatu

yang tersimpan secara digital yang kita sebut dengan arsip digital atau elektronik. Pengelolaan

arsip merupakan usaha yang dilakukan oleh lembaga arsip untuk menyajikan layanan yang sesuai

dengan karakter masyarakat saat ini. Melalui tulisan ini penulis ingin menyampaikan tentang

pengelolaan arsip baik digital maupun konvensional, serta perangkat lunak yang menjadi media

pengelolaan arsip modern guna mempermudah tugas serta layanan kearsipan

1. Pengelolaan Arsip Konvensional

Salah satu cara agar arsip dapat terjamin kegunaannya maka diperlukan suatu cara

untuk mengelolanya. Pengelolaan arsip konvensional terbagi menjadi dua, sesuai dengan

penggolongan arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

kaptur, registrasi, klasifikasi, klasifikasi akses dan keamanan, identifikasi status keamanan,

identifikasi status penyusutan, penyimpanan, penggunaan dan pelacakan, serta pelaksanaan

penyusutan. Pengelolaan arsip statis ada tiga tahapan yaitu akuisisi, penataan dan deskripsi,

serta preservasi. Akuisisi arsip adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga

kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan

penyerahan arsip statis dan hak pengelolaanya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

( UU No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan). Penataan dan deskripsi dimaksudkan untuk

mengontrol khasanah arsip statis yang dimiliki suatu lembaga pengelola arsip statis. Terdapat

dua jenis kontrol yakni: kontrol administratif (fisik) akan menjamin bahwa rangkaian; berkas;

dan wujud arsip yang menjadi tanggung jawab lembaga tersebut dapat dicari dan

dipergunakan, kontrol intelektual akan memberikan informasi kepada pengguna mengenai Menurut Yohanes Suraja (2004:180) Preservasi atau pelestarian arsip merupakan

proses dan kerja dalam rangka perlindungan fisik dan informasi arsip dari kerusakan atau

unsur perusak dan restorasi/reparasi bagian arsip yang rusak atau arsip yang rusak. Pada

arsip-arsip penting yang rusak namun tidak dapat diperbaiki karena kondisi kerusakan fisik

yang parah, maka yang dapat dilakukan yaitu pembuatan mikrofilm atau duplikasi arsip.

2. Pengelolaan Arsip Elektronik

Sampai saat ini, media penyimpan arsip didominasi oleh media cetak seperti kertas. Akan

tetapi perkembangan teknologi yang terjadi menyebabkan arsip tidak hanya disimpan dalam

media cetak, arsip mulai disimpan dalam media elektronik dan dalam format digital.

Penyimpanan arsip dalam format digital inilah yang mendorong munculnya istilah arsip

digital atau arsip elektronik (e-arsip). (Heri A B Hakim, 2015)

Arsip digital merupakan simpanan kelembagaan yang menyimpan satu atau lebih

objek informasi digital dengan tujuan disimpan dalam waktu yang relatif lama dan dapat

mengakses informasi digital tersebut. Definisi lain menyebutkan bahwa arsip digital

merupakan arsip yang menyimpan informasi atau aset digital. Arsip atau aset digital tersebut

disimpan dalam simpanan kelembagaan (repository) lengkap dengan dokumen dan sistem

manajeman record dan menyajikan informasi dalam berbagai format. Format-format tersebut

dapat dibedakan menjadi:

1.Arsip digital berbasis teks

Arsip digital berbasis teks merupakan arsip digital yang didominasi informasi

dalam format teks. Arsip digital yang termasuk dalam format ini antara lain file

dalam format .doc, .xls, .ppt dan .pdf.

2.Arsip digital berbasis gambar

Jenis arsip digital lainnya adalah arsip digital berbasis gambar. Gambar

dikategorikan sebagai salah satu arsip karena gambar merupakan salah satu

media perekam informasi. Gambar merekam informasi dalam format visual.

Arsip digital berbasis gambar tersimpan dalam berbagai format seperti .jpg,

.bmp, .tif dan png.

3. Arsip digital berbasis audio

Ragam arsip berikutnya adalah arsip dalam format audio. Format arsip ini

melengkapi jensi arsip berbasis teks dan gambar. Arsip berbasis audio mereka arsip dalam format suara. Rekaman suara merupakan bentuk dari arsip jenis ini.

Jenis arsip berbasis ini adalah MP3 dan MP4.

4. Jenis arsip yang terakhir adalah arsip berbasis audio video. Arsip jenis ini

mereka informasi dalam format suara dan gambar. Rekaman video aktivitas

kantor atau instansi merupakan menis arsi digital berbasis audio video. Ragam

jenis arsip ini antara lain: MPEG, Avi, 3pg dan MP4.

Dalam pengelolaan arsip elektronik, tidak jauh dari arsip manual yang sama-sama

membutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk mengelola sebuah arsip. Perangkat yang

digunakan dibagi menjadi dua, yaitu hardware (perangkat keras) dan software (perangkat

lunak) merupakan komponen utama yang diperlukan dalam implementasi sistem kearsipan

elektronik berbasis komputer. Sehingga dua hal yang cukup penting sebelum merancang

sistem adalah menentukan dan menganalisa terlebih dahulu hardware dan software yang akan

digunakan dalam sistem. (Wawan Harianto, 2013). Sistem kearsipan elektronik pada dasarnya

memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan

konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-

dokumen penting yang dimiliki perusahaan, maka sitem kearsipan elektronik memiliki

kabinet virtual yang di dalamnya berisi map virtual atau folder. Selanjutnya di dalam folder

akan berisi lembaran- lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar

(*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt, dll). Fauziah Latif & A.W Pratama Proses Perubahan

arsip konvensional ke arsip elektronik ialah melalui beberapa tahapan berikut:

1. Tahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain: waktu,.

kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti

arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan

kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan

arsip, sering digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti

pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip.

Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti pemilihan dengan

memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip,

semakin cepat untuk diselamatkan.

2. Tahap Pemindaian

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip,

pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja,sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan

dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

3. Tahap Penyesuaian

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default

pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu

QDPD \DQJ XPXP DGDODK 3VFDQ[[[[[¥ GHQJDQ 3[[[[[¥ DGDODK QRPRU XUXW

pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga

perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond

arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

4. Tahap Pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru

dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat

dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan

daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin

keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan

pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik

tercapai.

5. Tahap Pembuatan Berita Acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip

konvensional kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan

penanggung jawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang,

jenis perangkat lunak yang digunakan detail dan jenis komputer yang

digunakan. (Muhammad Rosyid, 2009:5)

Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonik yang mendorong

sebagian besar organisasi untuk mengimplementasi-kan manajemen arsip elektronik

diantaranya adalah: (Muhammad Rosyid, 2009:5)

1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa

meninggalkan meja kerja.

2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur

yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun

nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.

4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat

melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubah nya.5. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.

6. Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau

buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.

7. Manajemen pengawasan yang lebih mudah, cepat, dan lebih accountable

menuju good governance.

8. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam

media penyimpanan yang compatible.

2. Perangkat Lunak

a. Pengertian

Perangkat Lunak ialah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh

komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program

atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah. Melalui sofware atau perangkat

lunak inilah suatu komputer dapat menjalankan suatu perintah. (Vicky, 2015)

Perangkat lunak dapat diklasifikasikan sebagai berikut: (Melwin S Daulay, 2015)

1. Perangkat Lunak Sistem Operasi

Operating system software merupakan perangkat lunak yang berfungsi untuk

mengkonfigurasikan komputer agar dapat menerima berbagai perintah dasar

yang diberikan sebagai masukan. Perangkat lunak sistem juga merupakan

sekumpulan program yang ditulis untuk melayani program-program yang lain.

2. Perangkat Lunak Aplikasi

Perangkat lunak aplikasi merupakan program siap pakai yang digunakan untuk

aplikasi dibidang tertentu. Perangkat lunak aplikasi yang membantu user

sehingga dapat bekerja lebih efektif dan efisien.

Berdasarkan jenisnya, perangkat lunak dibagi menjadi dua, open source dan

closed source: Roby Wijaya

1. Open Source

Open source adalah perangkat lunak dimana kode program terbuka dan

disediakan oleh pengembangnya secara umum agar dapat dipelajari, diubah

atau dikembangkan lebih lanjut dan disebar luaskan. Jika ada pembuat

perangkat lunak yang tidak mengizinkan kode programnya diubah atau

dimodifikasi, maka bukanlah disebut sebagai open source walaupun kode

program dari perangkat lunak tersebut tersedia.

2. Close Source

Close Source adalah Sistem operasi yang codenya tidak dibuka untuk umum,

pemilik code yang close source bisa membagi source codenya melalui lisensi

dengan gratis maupun membayar. meskipun gratis, lisensi tertentu bisa

membuat sebuah sistem operasi tidak sepenuhnya open source. Misalnya jika

lisensi tersebut ada larangan untuk memodifikasi code, maka sistem operasi

ini tidak open source.

b. Perangkat lunak yang ideal untuk pengelolaan arsip

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Lisa Spiro (2009) didapati bahwa

kebanyakan arsipasri di Amerika menginginkan sebuah perangkat lunak yang sudah

biasa mereka gunakan namun dengan tambahan beberapa fitur guna mendukung

kegiatan kearsipan. Dalam wawancaranya dengan beberapa arsiparis, ditemukan

bahwa perangkat lunak yang ideal bagi arsiparis ialah sebagai berikut:

1. Terintegrasi

Arsiparis membutuhkan sebuah perangkat lunak yang yang terintegrasi dengan

sebuah online database yang akan memberikan data arsip secara otomatis

dengan memasukkan satu kata kunci saja.

2. Memiliki fitur export data

Ketika sebuah perangkat lunak yang dipakai dalam pengelolaan arsip sudah

usah atau ketika lembaga arsip ingin melakukan upgrading ke sebuah

perangkat lunak yang lebih baru tentu saja fitur export data menjadi sebuah hal

yang wajib ada. Dengan adanya fitur tersebut, arsiparis tidak perlu lagi

melakukan input data etika melaksanakan upgrading.

3. Memilki fitur Web-Publishing

Dengan adanya fasilitas ini, diharapkan arsip dapat memberikan jangkuan

akses yang lebih luas pada koleksinya. Melalui akses online arsip dapat

menjadi lebih terlihat bagi seluruh kalangan.

4. Simpel namun kaya fitur

Arsiparis menginginkan program yang mudah untuk digunakan (user friendly)

namun memilki segudang fitur dan akses yang berguna dalam pengelolaan

arsip.

5. Portable

Disamping kaya fitur, perangkat lunak pengelolaan arsip juga dapat digunakan

portable. Ketika arsiparis tidak sedang berada di tempat kerja dan ingin

melakukan input kedalam sistem, maka mereka bisa mengerjakannya melalui perangkat komputer di tempat lain untuk kemudian di upload kedalam

database. Arsiparis juga berkeinginan agar perangkat lunak tersebut bisa

berfungsi antar platform dan juga tersedia di perangkat smartphone.

Dalam memilih perangkat lunak yang tepat dalam sebuah lemaga arsip,

hendaknya melalui proses kolaboratif yang melibatkan serta seluruh stakeholder

(Arsiparis, staff teksnis, administrasi, peneliti, dll) guna mengetahui bagaimana

mereka akan memanfaatkannya serta memberikan masukan untuk memilih perangkat

lunak yang tepat. Sebagai langkah awal, arsiparis harus melakukan penilaian

kebutuhan untuk mengevaluasi kesenjangan dan alur kerja saat ini. Disamping itu,

lembaga arsip juga harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti dukungan

pengguna perangkat lunak, reputasi vendor, biaya, persyaratan teknis, ketahanan, serta

kesesuaian platform. Salah satu cara terbaik untuk menemukan software yang ideal

ialah dengan meminta testimoni dari pengguna software tersebut. Disamping itu,

kebanyakan vendor perangkat lunak sekarang ini menyediakan versi demo bagi calon

penggunanya, untuk bisa dicoba sebelum kita benar-benar membeli lisensi prangkat

lunak tersebut.

c. Beberapa perangkat lunak bagi pengelolaan arsip

Saat ini sudah sangat banyak software pengelolaan arsip digital maupun

konvensional yang beredar baik yang bersifat open source maupun closed source

dengan berbagai keunggulannya masing-masing, namun kembali lagi terhadap alasan

memilih sebuah perangkat lunak ialah harus disesuaikan dengan fungsi dan kebutuhan

tiap-tiap lembaga arsip. Diantara begitu banyak software pengelolaan arsip yang ada

berikut merupakan yang paling polpuler dan paling banyak digunakan oleh lembaga

arsip:

1. ICA-AtoM (Saca Firmansyah, 2011)

ICA-$WR0 DGDODK VLQJNDWDQ GDUL 3,QWHUQDWLRQDO &RXQFLO RQ $UFKLYHV-

$FFHVVWR0HPRU\¥,QLDGDODKDSOLNDVLEHUEDVLVZHEGHQJDQWHNQRORJLopen

source yang pembuatannya ditujukan untuk mendeskripsikan arsip dan sudah

tersedia dalam berbagai bahasa (multilingual: Arab, Belanda, Inggris, Prancis,

Jerman, Portugis, Spanyol, dll) juga dapat dikembangkan untuk digunakan

dengan lebih dari satu tempat penyimpanan arsip (multi repository).

Aplikasi ICA-AtoM adalah aplikasi berbasis web, maka dalam

pengoperasiannya menggunakan aplikasi internet browser seperti Firefox,

Safari, Internet Explorer, Opera, dll. HTML digunakan untuk menampilkan aplikasi ini dalam web browser. Database pada server menggunakan MySQL,

namun dapat juga menggunakan Postgres, SQLite, SQLserver, Oracle, dll.

Bahasa Pemrograman yang dipakai oleh ICA-AtoM menggunakan php5 yang

menghubungkan antara database-webserver-browser. Framework yang

digunakan adalah Symfony yaitu untuk mengelola komponen ICA-AtoM

menggunakan model berorientasi objek dan desain web yang terstruktur.

Qubit- open information management toolkit dikembangkan oleh ICA-AtoM

dan diubah untuk disesuaikan dengan ICA-AtoM.

Aplikasi ini sedang dikembangkan secara aktif oleh ICA dengan

melakukan beta testing. Aplikasi ini dapat diakses secara online melalui

www.ica-atom.org yang merupakan halaman awal dari projek ICA-AtoM.

ICA-AtoM juga menyediakan online demo bagi praktisi kearsipan untuk

mencobanya langsung melalui www.ica-atom.org/demo, di sini arsiparis dapat

masuk dan mencoba fitur yang ada dengan menjadi admin pada demo online

ini.

Fitur-fitur dalam aplikasi ini diantaranya ialah:

x Pengguna dapat mencari deskripsi arsip yang telah dibuat dalam ICA-

AtoM menggunakan search box yang ada. Pengguna juga dapat

melihat arsip yang memiliki data digital yang tersimpan, ICA-AtoM

menyediakan akses bagi data/ objek digital yang ingin dimasukkan

dalam konten data arsip contoh file .JPEG , Flash video.

x Semua tampilan aplikasi untuk pengguna termasuk database content

(archival description, authority record, static pages, dll) dapat

diterjemahkan dalam berbagai bahasa sesuai kebutuhan pengguna.Pada

versi ini terjemahan bahasa yang tersedia baru Belanda, Inggris,

Prancis, Itali, Portugis, Slovenia, dan Spanyol.

x Fitur Import data dari XML maupun OAI juga disediakan dalam

aplikasi ini. Begitupula dengan fitur ekspor, pengguna juga dapat

melakukan Ekspor data deskripsi arsip menggunakan EAD XML

format dan dapat pula melakukan impor dokumen EAD, termasuk

multilevel deskripsi hirarki. ICA-AtoM juga dapat beroperasi

menggunakan OAI Harvesting.

2. Omeka (Heri A B Hakim, 2015)

Omeka merupakan aplikasi publikasi dokumen digital berbasis open

source. Jika melihat berbagai fasilitas yang tersedia, Omeka dapat digunakan

untuk pengelolaan arsip, publikasi kegiatan pameran, manajemen koleksi

digital dan sarana pembelajaran. Dari berbagai fasilitas yang disediakan oleh

Omeka maka dapat diketahui bahwa aplikasi ini dapat digunakan oleh

lembaga-lembaga pengelola informasi seperti perpustakaan, unit arsip, galeri

dan muesum. Aplikasi ini disediakan dalam dua versi yaitu versi instalasi

offline yang dapat diunduh di www.omeka.org dan versi intalasi yang dapat

dilakukan secara online dengan mengakses website www.omeka.net. Untuk

instalasi secara online ini Omeka.net menyediakan kapasitas server sebesar 64

MB.

Sebagai aplikasi yang dikembangkan dengan konsep open source, Omeka

juga dibangun dengan menggunakan berbagai aplikasi open source. Berbagai

aplikasi open source yang digunakan untuk membangun Omeka antara lain

sistem operasi linux, Apache sebagai webserver, MySQL sebagai aplikasi

database dan bahasa pemrograman PHP. Omeka direkomendasikan untuk

menggunakan sistem operasi linux, akan tetapi aplikasi ini juga mampu

berjalan optimal di sistem operasi windows. Pemanfaatkan berbagai aplikasi

open source ini memberikan peluang kepada pengguna untuk menggunakan

aplikasi ini secara gratis, mengembangkan aplikasi ini lebih lanjut serta

mendistribusikan ulang aplikasi ini.

Keunggulan dari aplikasi Omeka ialah:

x Fasilitas manajemen arsip digital

Fasilitas utama yang disediakan Omeka adalah fasilitas pengelolaan

arsip digital. Dengan menggunakan Omeka pengguna dapat mengelola

koleksi digital berbasis text, gambar, audio dan video. Pengguna

Omeka dapat menggunggah, perbaikan metadata arsip digital serta

menghapus data arsip digital. Dengan usaha ini arsip digital dapat

diakses oleh pengguna.

x Publikasi kegiatan pameran

Fasilitas lain yang disedikan oleh Omeka adalah fasilitas pulikasi

kegiatan pemeran. Perpustakaan dapat mempublikasi pameran yang

diselenggarakan oleh lembaga induk arsip atau melakukan pameran

arsip secara on-line.

Penggunaan Perangkat Lunak Dalam Pengelolaan Arsip

237

x Membuat halaman web

Fasilitas berikutnya yang disediakan Omeka adalah fasilitas pembuatan

halaman web. Fasilitas ini yang membedakan Omeka dengan aplikasi

pengelola arsip lainnya. Fasilitas ini yang memungkinkan pengguna

membuat halaman web yang terintegrasi dengan sistem informasi

pengelola arsip digital. Fasilitas ini memungkinkan Omeka juga

digunakan sebagai web unit pengelola arsip.

x Fasilitas migrasi data

Fasilitas lain yang disediakan oleh Omeka adalah fasilitas migrasi data.

Dengan memfaatkan fasilitas ini, pengguna Omeka dapat melakukan

migrasi data ke dalam Omeka. Dengan fasilitas ini memungkinkan

calon pengguna Omeka yang telah menggunakan aplikasi arsip digital

lainnya melakukan migrasi data. Dengan demikian pengelola arsip

digital tidak perlu memasukkan satu persatu record arsip ke dalam

Omeka.

x Mendukung konsep web 2.0

Omeka termasuk dalam kategori aplikasi berbasis web. Sebagai

aplikasi berbasis web, Omeka dikembangkan dengan menggunakan

konsep web 2.0. Web 2.0 merupakan konsep pengelolaan web yang

menyediakan berbagai fasilitas untuk merangsang partisipasi

pengguna. Melalui fasilitas tersebut pengguna web dapat memberikan

masukan bagi pengelola web. Beberapa fasilitas web 2.0 yang

disediakan Omeka seperti sosial bookmarking, tagging, halaman

partisipasi pengguna, geolocation dan RSS. Dengan berbagai fasilitas

tersebut memungkinkan masyarakat memberikan masukan serta

memberikan penilaian terhadap berbagai informasi yang

dipublikasikan melalui web perpustakaan.

3. SIPAS

SIPAS (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat ) merupakan sebuah

aplikasi yang digunakan untuk membantu dalam melakukan pengelolaan surat

masuk dan surat keluar beserta proses distribusinya atau yang biasa disebut

disposisi surat, selain itu SIPAS juga dapat difungsikan sebagai pengarsipan

surat. SIPAS memiliki fitur lengkap yang akan menunjang proses manajemen

arsip statis. (http://www.sekawanmedia.com/produk/sipas)Berbeda dengan kedua aplikasi diatas yang bersifat open source, aplikasi

menejemn arsip ini bersifat close source. aplikasi ini dikembangkan oleh

sebuah perusahaan layanan IT bernama sekawanmedia, dalam perjalanannya,

mereka telah menciptakan beberapa perangkat lunak tidak terbatas dalam

duinia kearsipan saja, diantaranya SIGIS (Sistem Informasi Geografis) dan

SIM RS (Sistem Informasi Manejemen Rumah Sakit).

Aplikasi Sistem informasi pengelolaan arsip surat (SIPAS) yang

dikembangkan oleh sekawanmedia ini antara lain adalah:

x Manajemen surat

Fitur ini akan mencatat surat masuk maupun surat keluar, dengan

memiliki sistem retensi sehingga surat dapat terarsip dengan baik.

x Disposisi

Fitur ini berguna untuk mempermudah dalam proses pendistribusian

surat masuk, dengan fitur ini memungkinkan proses distribusi lebih

efektif dan efisien

x Korespondensi

Tidak perlu repot untuk mencari, mencatat dan mengingat keterkaitan

antar setiap surat, dengan fitur ini memungkinkan sistem mencatat

keterkaitan antar surat yang masuk.

x Ekspedisi surat

Fitur ini biasa disebut dengan tembusan,dengan fitur ekspedisi ini

sistem akan mencatat setiap proses distribusi surat sampai dengan

memonitor status distribusi.

x Surat Internal

Memungkinkan proses surat- menyurat antar pengguna maupun antar

departemen dalam sebuah instansi dapat dilakukan tanpa menggunakan

kertas (papperless).

x Surat Edaran

Sama halnya dengan surat internal, dengan fitur ini proses penyebaran

surat berjenis edaran dapat dilakukan ke semua pengguna sistem ini

tanpa menggunakan kertas.

x Draft & Templating

Surat Salah satu fitur baru dari sipas, dengan fitur ini pengguna dapat

membuat surat dengan aturan dan standar yang sudah ditentukan.x Memo

Fitur ini berfungsi memberikan kemudahan bagi pengguna sipas untuk

memberikan catatan kecil bagi pengguna lainnya.

ARSITEKTUR KOMPUTER

Arsitektur disini dapat didefinisikan sebagai gaya konstruksi dan organisasi dari komponen-

komponen sistem komputer. Walaupun elemen-elemen dasar komputer pada hakekatnya sama

atau hampir semuanya komputer digital, namun terdapat variasi dalam konstruksinya yang

merefleksikan cara penggunaan komputer yang berbeda.

Ada sejumlah tingkatan dalam konstruksi dan organisasi sistem komputer. Perbedaan paling

sederhana diantara tingkatan tersebut adalah perbedaan antara hardware dan software.

1. Tingkatan Dasar Arsitektur Komputer

Pada tingkatan ini Hardware sebagai tingkatan komputer yang paling bawah dan

paling dasar, dimana pada hardware ini “layer” software ditambahkan. Software

tersebut berada di atas hardware, menggunakannya dan mengontrolnya. Hardarwe ini

mendukung software dengan memberikan atau menyediakan operasi yang diperlukan

software.